许多公司将传真机与打印机、复印机等设备一起放在一个公共地方，并且我们经常会发现其他公司传过来的传真件随意散放在桌面上甚至掉落在地上，有的传真件堆放在桌上过了好几天仍无人认领，有的传真件夹在他人的传真件里被拿走，等等。这样的传真件内容不知已被多少人阅读过，企业内已无秘密可言。我们认为，企业内部不能无秘密，商业秘密保护一个很重要的原则就是严格限制知悉人员，多一个不相关的人知悉企业秘密就多一分泄密的危险。企业秘密直接关系到企业的安全，因此，企业应高度重视，采取有效措施，防止在传真机使用环节而发生商业秘密泄密。
1、企业高级管理人配备专用传真机。因为，高级管理人员一般会有单独办公房间，而其他不相关人员不能随意进入其房间，这样，对方在传真时，企业高级管理人员就可以直接收到传真，不需要经过其他中间环节。有时，高级管理人员会让秘书收发传真，但是，对于企业核心商业秘密的文件，我们认为企业高级人员宜直接收发，减少信息传播的不必要环节。
2、等候收发传真。许多公司职员直接将传真内容传给对方，也不事先通知对方，事后也不确认。即使自己公司的高级管理人员配备了专用传真机，但是，对方很可能是将传真机放在企业公用部位的，如果未经通知直接发传真，那么，该传真件内容很有可能会被对方公司不相关的人员知悉，因此，对于载有企业秘密信息的传真件，应与对方负责人事先联系，要求其亲自或安排人员等候传真件输出。若对方要向自己公司传真的，应事先要求对方，在传真前进行传真确认，让自己公司安排人员等候输出。在输出完毕后，应与对方确认页数及内容，避免对方因传真机意外中断而误以为传真完毕，之后继续传真而无人等候输出。传真机有时也会发生卡纸之类的情况，此时，一定要将传真的坏页也一起带走，因为坏页上也可能有部分传真件内容，不能遗弃。
3、安排行政人员收取传真。若企业采用将传真机集中置于公共地方的，为防止传真件内容被来往经过的其他不相关人员知悉或其他来收发传真的人员知悉，企业应将传真机放置于近靠行政人员的地方，并要求行政人员如有传真件传过来，应立即收取好传真并交给传真件收件人，这样可以最大限度地减少传真件中间不必要环节。
4、传真时不可离开。有时传真人员因工作很忙，看到传真页数很多而传真速度又很慢，所以，在启动传真后就直接去忙自己的工作了，估计差不多快传完了再过来；有的人在下班时启动传真，因不愿在传真机旁等候传真完毕就下班了，第二天上班时把传真件拿走。由于传真中间，传真人员不在现场，已传的传真件会散乱在桌面上，其他不相关人员经过或来收发传真会无意中看到传真件的内容，导致泄密，而且此时很难知道泄密事实的发生。因此，即使传真件内容比较多，传真人员也不可中途离开，以免发生泄密事件。
5、对于企业重要秘密文件可以采用亲手交付。通过传真件传真载有企业秘密的文件，但仍有泄密的可能，如今科技已高度发达，传真过程中也有可能其传真内容被第三方恶意窃取，因此，企业对一些重要文件，不通过传真形式，而采用亲手交付，可以更好地确保企业秘密信息的万无一失。
总之，企业应在高度重视商业秘密保护的前提下，根据自己企业的实际情况，最大限度采取保密措施，避免商业秘密在传真机使用环节泄密。
